So speichern Sie E-Mails als PDF in 3 einfachen Schritten

E-Mails sind eine der besten und sichersten Kommunikationswege. Sie sind zweifellos einfach und schnell zu verwenden, insbesondere im Hinblick auf den Zugriff auf die in den E-Mails enthaltenen Informationen. Aus diesen und anderen Gründen ziehen es viele Menschen auf der ganzen Welt vor, per E-Mail zu interagieren und Informationen zu speichern. Sie sind sicher, schnell und leicht zugänglich, also warum nicht?

Aber was wäre, wenn es eine sicherere und noch einfachere Möglichkeit gäbe, E-Mails zu speichern? Ein Weg, der Zeit und Platz spart und sogar die Sicherheit verbessert. Fachleute haben herausgefunden, dass die Verteilung klassifizierter Informationen über das Internet mithilfe von PDF-Dateien (Portable Document Format) eine sichere und bequeme Methode ist, um E-Mails zusammenzufassen.

Das Speichern von E-Mails als PDF war dank einer cloudHQ-Erweiterung noch nie so einfach. Es hat die Zeit reduziert und die Sicherheit erhöht. Jetzt verfügt es über eine kompakte PDF-Option, die alle unnötigen Informationen wie E-Mail-Signaturen und Seitenumbrüche entfernt, wodurch die Daten weniger sperrig werden. Über 100.000 Menschen nutzen die Erweiterung täglich, und Firmen wie Twitter, Uber und Airbnb, um nur einige zu nennen, vertrauen ihr.

Einführung der kompakten PDF-Funktion

Als cloudHQ zum ersten Mal das Speichern von E-Mails im PDF-Format einführte, war dies ein großer Schritt nach vorne, aber das war noch nicht alles. Ihr Ziel ist es, für mehr Leichtigkeit und Einfachheit zu sorgen Konvertieren Sie Google Mail in PDF führte sie zu dem, was sie jetzt haben – eine Ankündigung einer neuen Funktion und einer Verbesserung, die sie einfach nicht erwarten konnten – Compact PDFs.

Compact PDF reduziert, wie der Name schon sagt, redundante Informationen im PDF-Inhalt. Dazu gehören E-Mail-Signaturen, Seitenumbrüche und andere sich wiederholende Informationen, die für den E-Mail-Thread oder seine Anhänge nicht erforderlich sind.

Wie Sie sehen können (wie rechts gezeigt), werden bei einem im kompakten PDF-Format gespeicherten Dokument alle überflüssigen Materialien wie Signaturen, Zitate, Seitenumbrüche und überflüssige Informationen gelöscht, sodass nur die wesentlichen Informationen übrig bleiben. Angesichts der Menge an E-Mails, die Einzelpersonen täglich erhalten, erwies sich eine kompakte Version von E-Mails in PDF als notwendig.

Vorteile von kompakten PDFs

Einer der offensichtlichsten Vorteile ist, dass eine kompakte PDF-Datei eine kleinere Dateigröße hat. Wenn Sie sich nicht sicher sind, warum Sie ein kompaktes PDF verwenden sollten oder wie es Ihnen helfen wird, ziehen Sie die folgenden drei Vorteile von kompakten PDF-Dokumenten für die E-Mail-Sicherung in Betracht.

Entfernung von Fremdmaterial

Längere PDFs mit Tausenden von Seiten erfordern keine weiteren Informationen, um sie zu verlängern. Es ist nicht nur unpraktisch, sich wiederholendes Material zu lesen, sondern die Person, die Ihre PDF-Datei liest oder druckt, kann Ihnen auch Gebühren pro Seite in Rechnung stellen (wie Anwaltskanzleien). Halten Sie es kurz und bündig und halten Sie Ihre abrechenbaren Stunden minimal.

Kompakt für eine effizientere Zusammenarbeit

PDFs sind einfacher zu lesen und zu verstehen, sodass Kollegen schneller kommunizieren können. Aufgeblähte Dateien hingegen brauchen länger zum Hochladen, werden langsamer, wenn sie durch das Netzwerk übertragen werden, und brauchen sogar noch länger, um vom Empfänger geöffnet und gelesen zu werden.

Achtet auf die Umwelt

Lange PDFs sollten in keinem Zusammenhang gedruckt werden. Entfernen Sie Seitenumbrüche und E-Mail-Signaturen, um Bäume zu retten und umweltbewusst zu sein. Dies gilt insbesondere für langwierige Gerichtsdokumente.

So speichern Sie E-Mails als PDF mit der Compact PDF-Funktion

Ich muss einige rechtliche E-Mails einreichen. Ich werde dies als Beispiel verwenden, um Ihnen zu zeigen, wie Sie sie alle in einem PDF speichern, anstatt sie einzeln zu drucken.

  • Ich beginne mit der Auswahl der E-Mails, die ich in PDF konvertieren möchte, und klicke dann auf die Option „Speichern unter“.
  • Wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Als PDF speichern“ aus

  • Das Optionsfeld „Google Mail in PDF konvertieren“ wird angezeigt, in dem Sie die Funktion „Kompaktformat“ bemerken. Wählen Sie es aus.

  • Klicken Sie auf “Konvertierung starten”.

Sie können davon ausgehen, dass Sie nach Abschluss der Konvertierung eine saubere, übersichtliche Version Ihres Dokuments mit nur den wichtigsten Informationen anzeigen.

Ich spare Papier, Zeit und Geld, indem ich das kompakte Format nutze, das mir nur die Informationen bietet, die ich brauche. Jetzt habe ich alles, was ich für meine juristischen Unterlagen brauche. Rechts befindet sich das Dokument ohne die neue Kompaktfunktion, links die Kompaktversion.

Im Durchschnitt können Sie damit rechnen, die Länge eines Dokuments um 20 % zu kürzen, was ein erheblicher Unterschied ist, insbesondere wenn Ihre Dokumente lang sind.

Verwendung dieser Funktion

Die Erweiterung von cloudHQ zum Konvertieren von Gmail in PDF ist einfach und für jeden geeignet, wie zum Beispiel:

Immobilienmakler

Alle E-Mails im Zusammenhang mit Verkaufstransaktionen sollten gebündelt und auf SkySlope oder ein anderes CRM hochgeladen werden.

Rechtsanwälte und andere Rechtsberufe

Speichern, ordnen und sortieren Sie alle Ihre E-Mails in einem einzigen PDF-Dokument, das Sie dann beim Gericht einreichen können. Kombinieren Sie mit Clio oder einem ähnlichen CRM viele E-Mails in einem einzigen PDF.

Teamleiter und Projektleiter

Behalten Sie den Überblick über alle Projekt-E-Mails, indem Sie sie als einzelnes PDF archivieren. Richten Sie eine automatische Speicherung von Gmail-Labels mit projektbezogenen E-Mails in Ihrem Google Shared Drive für die Zusammenarbeit im Team ein.

Unternehmer

Sammeln Sie alle Ihre E-Mail-Belege und sortieren Sie sie nach Datum, Kunde usw. Die gesamte Korrespondenz mit Ihren Kunden sollte von unabhängigen Auftragnehmern archiviert werden.

Buchstäblich jeder

Jeder, der wichtige E-Mail-Nachrichten speichern und archivieren muss, kann die Erweiterung von cloudHQ verwenden.

So können Sie mit dieser benutzerfreundlichen Funktion alle wichtigen E-Mails als PDFs speichern. Bleiben Sie dran, um weitere solche Tipps und Tricks zu erhalten!

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