Die 7 besten Google Chat-Tipps und Tricks für Workspace-Benutzer

Google Chat ist eine Kommunikationsplattform, die ursprünglich für Teams und Unternehmen entwickelt wurde, um ihnen zu helfen, effizient zu kommunizieren und zu arbeiten. Obwohl jeder Google-Nutzer Google Chat nutzen kann, haben nur Workspace-Nutzer Zugriff auf das volle Potenzial und die Funktionen. In dieser Lektüre werden die besten Tipps und Tricks von Google Chat für Workspace-Benutzer besprochen.

Versteckte Google Chat Space-Tipps zur Verwendung im Jahr 2024

Google Chat bietet Funktionen für Einzel- und Gruppenchats sowie Ergänzungen wie Bots und intelligente Statusantworten. Mit Google Chat können Sie problemlos mit Kollegen zusammenarbeiten, indem Sie Laufwerksdateien teilen und Aufgaben zuweisen. Hier sind einige erstaunliche Funktionen von Google Chat, die Sie im Jahr 2024 nutzen können, um das Beste daraus zu machen und Ihre Arbeit effizient zu verwalten.

Erstellen Sie eine Aufgabe in Google Chat

Die native Chat-App von Google unterstützt jetzt das Erstellen und Synchronisieren einer Aufgabe mit der Google Task-App. Dadurch können Sie Ihren Arbeitsablauf effizient verwalten und den Fortschritt und Abschluss der Aufgabe überwachen.

Schritte zum Hinzufügen einer Nachricht zu einer Aufgabe

Befolgen Sie diese Schritte, um mit der Google Task-App aus Ihrer Chat-Konversation eine Aufgabe zu erstellen:

1. Gehen Sie zum Einzelchat oder zur Space-Konversation.

2. Drücken Sie lange auf die Nachricht, die Sie zum Erstellen einer Aufgabe hinzufügen möchten.

3. Tippen Sie auf Zu Aufgaben hinzufügen. Für Chat-Bereiche heißt es „Bereich erstellen“-Aufgabe.

Dadurch werden Sie aufgefordert, die Google Tasks-App zu installieren, die noch nicht auf Ihrem Telefon installiert ist

4. Nehmen Sie in der Google Tasks-App vor dem Speichern folgende Änderungen an der Aufgabe vor:

• Bearbeiten Sie den Hauptteil der Aufgabe.
• Fügen Sie weitere Details wie Referenzen, kurze Notizen usw. hinzu.
• Legen Sie Datum und Uhrzeit der Erinnerung sowie die Wiederholungshäufigkeit fest.
• Markieren Sie eine Aufgabe als wichtig.

Die Aufgaben werden im Abschnitt „Meine Aufgaben“ angezeigt, wo Sie auf tippen können, um sie zu öffnen, zu bearbeiten, Unteraufgaben zu erstellen oder zu löschen. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, markieren Sie sie als erledigt, um sie in den Abschnitt „Abgeschlossen“ zu verschieben.

Mit der Google Task-App können Sie Aufgaben auch nach Datum, Ihrer benutzerdefinierten Reihenfolge oder kürzlich markierten Aufgaben neu anordnen.

Die Google Chat-App verfügt über eine eigene Registerkarte „Aufgaben“ für Space, die diese beiden Annehmlichkeiten bietet:

• Verwalten von Aufgaben in Google Chat selbst und
• Hinzufügen von Beauftragten zu einer Aufgabe aus dem Chat-Bereich.
• Hinzufügen zusätzlicher Kommentare zu einer Aufgabe im Bereich.

Fügen Sie Apps zu Ihrem Google Chat hinzu

Google Chat übernimmt Warteschlangen von Telegram und Slack und ermöglicht Ihnen auch das Hinzufügen von Bots oder Apps, wie Google sie nennt. In Google Chat stehen 25 Apps zur Verfügung, mit denen Sie Umfragen, KI-Transkription für Audio und Videos, KI-Texte erstellen, Inhalte aus Asana synchronisieren, Mitglieder in großen Mengen hinzufügen und vieles mehr hinzufügen können. So fügen Sie Ihrem Google Chat eine App hinzu.

1. Gehen Sie zum Einzelchat oder zur Space-Konversation.

2. Tippen Sie auf den Namen der Konversation oder des Bereichs, um Konversationsoptionen anzuzeigen.

3. Tippen Sie auf Apps verwalten und dann auf das Pluszeichen (+), um die Liste der verfügbaren Apps anzuzeigen.

4. Wählen Sie die App(s) aus, die Sie zum Chat hinzufügen möchten, und tippen Sie auf Fertig.

Sobald die App zum Chat hinzugefügt wurde, können Sie eine App wie folgt zurückrufen:

• Geben Sie / (App-Funktion gefolgt vom Thema ein. Beispiel: / Umfrage „Bester Ort für Teamurlaub im Jahr 2024?“
• Geben Sie @theappname ein, gefolgt vom Thema. @Absolute Poll fragt beispielsweise: „Haben Sie Ihre Recherche für das bevorstehende Projekt vorbereitet?“

Markieren Sie Nachrichten als ungelesen

Das Verpassen wichtiger Nachrichten oder das Vergessen, auf gelesene Nachrichten zu antworten, kommt häufig vor, insbesondere wenn Sie mehrere Chats und Spaces haben. So können Sie jede Nachricht in Google Chat als ungelesen markieren.

1. Navigieren Sie zu dem einzelnen Chat oder der Space-Konversation, die Sie als ungelesen markieren möchten.

2. Drücken Sie lange auf die Nachricht, um weitere Optionen anzuzeigen, und tippen Sie auf Als ungelesen markieren.

Dadurch werden diese Nachricht und alle darunter liegenden Nachrichten als „Ungelesen“ getrennt und die Konversation im Chatfenster hervorgehoben. So können Sie später nach einer Pause wieder darauf zurückgreifen.

Wichtige Nachrichten markieren: In Google Messages für das Web können Sie wichtige Nachrichten sogar über das Menü durch langes Drücken markieren. Auf alle markierten Nachrichten kann über die Verknüpfungen im linken Bereich zugegriffen werden.

Ändern Sie Ihren Google Chat-Status

Nachdem Sie Ihre Chats markiert haben, können Sie später darauf zurückkommen. Es ist besser, Ihren Kollegen mitzuteilen, dass Sie für einige Zeit weg sind, damit sie nicht mit Ihrer Antwort rechnen und darauf warten. Dazu können Sie Ihren Google Chat-Status, der neben Ihrem Profil angezeigt wird, wie folgt ändern:

Auf dem Handy

1. Tippen Sie oben links auf das Hamburger-Menü, um auf weitere Optionen zuzugreifen.

2. Tippen Sie auf den Status „Aktiv“ und stellen Sie ihn je nach Bedarf auf „Nicht stören“ oder „Abwesend“ ein.

3. Um Ihren Status aussagekräftiger zu gestalten, tippen Sie auf „Status hinzufügen“ und wählen Sie eine der verfügbaren Voreinstellungen aus. Oder Sie können Ihren Status eingeben und die Ablaufzeit festlegen.

Im Web

1. Besuchen Google Chat für das Web auf Ihrem Desktop, oder Sie können auch über Gmail auf Google Chat zugreifen.

2. Klicken Sie oben rechts neben dem Einstellungssymbol auf den Status „Aktiv“.

3. Stellen Sie es je nach Bedarf auf „Nicht stören“ oder „Abwesend“ ein.

4. Um Ihren Status aussagekräftiger zu gestalten, klicken Sie auf „Status hinzufügen“ und wählen Sie eine der verfügbaren Voreinstellungen aus. Oder Sie können Ihren Status eingeben und die Ablaufzeit festlegen.

Bonus-Tipp: Aktivieren Sie Konversationszusammenfassungen, um Konversationen aus Bereichen mit vielen ungelesenen Nachrichten zusammenzufassen. So können Sie bei Ihrer Rückkehr schnell alles nachholen.

Leiten Sie Nachrichten an den E-Mail-Posteingang weiter

Für wichtige Nachrichten mit Anhängen oder Nachrichten, die einer weiteren Diskussion per E-Mail bedürfen. So können Sie jede Nachricht von Google Chat an Ihren E-Mail-Posteingang weiterleiten.

1. Drücken Sie lange auf die Nachricht aus der Google Chat-Konversation.

2. Wählen Sie in den Nachrichtenoptionen „An Posteingang weiterleiten“ aus.

Die ausgewählte Nachricht und vier vorangehende Nachrichten werden sofort an Ihren E-Mail-Posteingang weitergeleitet.

Verwenden Sie Smart Replies und Smart Compose

Mit Smart Replies und Smart Compose effektiv und effizient auf Nachrichten in Google Chat antworten. Lassen Sie uns kurz verstehen, was sie sind:

• Intelligente Antworten: Zeigt vorgeschlagene Antworten basierend auf dem Kontext der Nachricht an, auf die Sie antworten.
• Smart Compose: Zeigt prädiktive Vorschläge an, wenn Sie eine Nachricht in Google Chat verfassen.

Sie müssen sie wie folgt separat für die mobile App und den Desktop aktivieren:

Auf dem Handy

1. Tippen Sie oben links auf das Hamburger-Menü und navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Aktivieren Sie die Schalter für Smart Reply und Smart Compose, um sie zu aktivieren.

Im Web

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“.

2. Scrollen Sie auf der Seite „Chat-Einstellungen“ nach unten und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für „Smart Reply“ und „Smart Compose“. Klicken Sie auf Fertig, um die Änderungen zu speichern.

Verwenden Sie erweiterte Suchfilter

Wie Gmail bietet auch Google Chat erweiterte Suchfilter, um die genaue Nachricht oder Datei aus dem Konversationspool abzurufen. Das spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, Nachrichten von vor mehreren Monaten schnell abzurufen. So verwenden Sie die erweiterte Suche in Google Chat.

1. Tippen Sie oben auf die Leiste „Im Chat suchen“.

2. Hier können Sie verschiedene Parameter anwenden, um genau die Datei zu finden, nach der Sie suchen:

• Von: Filter zeigen alle Nachrichten nur des ausgewählten Benutzers an.
• Gesagt in: Zeigt Nachrichten aus einem bestimmten Chat oder Space an.
• Anhang: Zeigt nur die Nachrichten mit dem angegebenen Anhang an (z. B. Dokumente, Folien, Blätter, Bilder, PDFs, Videos usw.)
• Datum: Sehen Sie sich die Nachrichten aus einem bestimmten Zeitraum an (z. B. älter als eine Woche, einen Monat, sechs Monate oder ein Jahr).
• Hat Link: Filtern und zeigen Sie nur die Nachrichten an, die einen Link enthalten.
• Erwähnt mich: Filtern und zeigen Sie nur die Nachrichten an, in denen Sie jemand markiert.
• Nur Konversation, an der ich teilnehme: Dadurch werden automatisch die Snippets identifiziert, in denen Sie an einer Konversation beteiligt waren.

Zusammenfassung

Dies sind also die besten Tipps und Tricks für Google Chat, um Ihr Gesamterlebnis zu verbessern und ein professioneller Google Chat-Nutzer zu werden. Obwohl einige seiner Funktionen nicht für alle Benutzer verfügbar sind, können Sie sie dennoch in Ihrem Konto ausprobieren. Bleiben Sie auf dem Laufenden bei GadgetsToUse, um weitere solcher Lektüren zu erhalten, und schauen Sie sich die unten verlinkten an.

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